Beursmateriaal voor een nieuw fysiek product omvat alles wat je op de stand laat zien, wat distributeurs ontvangen en wat de bezoeker meeneemt. Je start vier maanden voor de beurs met het produceren van productdata, schermcontent en dealerpakketten. Dit geeft je voldoende tijd om levertijden van drukwerk en vertragingen in de verzending van fysieke prototypes op te vangen.

Wat valt er precies onder beursmateriaal?

Bij de lancering van een fysiek product op een vakbeurs draait alles om tastbaarheid en informatievoorziening. Bezoekers willen het product zien, vasthouden en snappen hoe ze er geld mee verdienen. Beursmateriaal valt grofweg in drie categorieën.

Ten eerste heb je de aankleding van de stand. Denk aan fysieke prototypes, displaymeubels, achterwanden en schermen waarop video's draaien. Ten tweede is er het materiaal voor distributeurs en inkopers. Dit noemen we het dealerpakket. Hierin zitten technische specificaties, inkoopprijzen en bestelinformatie. Ten derde is er de informatie voor de oriënterende bezoeker. Dit zijn brochures, flyers, stalen of visitekaartjes met een QR code.

Je hebt niet altijd een bureau nodig om dit te maken. Een standaard roll-up banner bestel je voor 85 euro bij een online drukker. Daar hoef je geen ontwerpbureau voor in te schakelen. Een bureau is pas nuttig wanneer je een complexe 3D animatie van de binnenkant van je product wilt laten zien op een groot scherm.

De planning: start vier maanden voor de beurs

Een beurs is een harde deadline. Als de deuren opengaan, moet alles op de stand staan. Omdat je werkt met fysieke producten, heb je te maken met productietijden, minimale bestelhoeveelheden (MOQ) en transport. Integreer de productie van je beursmateriaal daarom vroeg in je /productlancering-stappenplan/.

Maand 4: Strategie en prototypes bestellen

Bepaal welk doel de beurs heeft. Wil je pre orders ophalen bij retailers of zoek je distributeurs voor nieuwe landen? Dit bepaalt de inhoud van je dealerpakket. Bestel in deze maand ook direct de fysieke prototypes bij je fabriek in Azië of Oost-Europa. Luchtvracht duurt een tot twee weken, maar douanecontroles leveren vaak vertraging op. Reserveer nu ook de beursstand en bestel de stroomaansluitingen.

Maand 3: Contentproductie en ontwerp

Nu maak je de beelden. Je hebt productfoto's, video's of 3D renders nodig. Heb je het definitieve product al in de juiste kleuren en materialen? Regel dan een fotoshoot. Fotografie is goedkoper en realistischer dan 3D als het product al foutloos uit de mal komt. Is het prototype nog lelijk of krasgevoelig? Kies dan voor 3D renders. Werk de technische fiches uit en laat de brochures vormgeven. Voeg deze contentcreatie toe aan je /blog/marketingplan-nieuw-product/.

Maand 2: Drukwerk bestellen en schermen regelen

Grote oplages drukwerk hebben tijd nodig. Een catalogus drukken bij een lokale partij kan in een week, maar drukwerk uit het buitenland duurt drie tot vier weken. Bestel dit nu. Huur in deze maand ook de televisieschermen of LED wanden via de beursorganisatie of een externe leverancier. Apparatuur huren op de beurslocatie is vaak duur, maar bespaart je de logistieke nachtmerrie van het zelf verschepen van kwetsbare beeldschermen.

Maand 1: Pallets inpakken en team trainen

Alles komt nu samen op kantoor of in het magazijn. Controleer of de geprinte EAN codes op de verpakkingen scanbaar zijn. Pak de pallets in. Zorg dat het standteam weet wat de inkoopprijzen zijn, wat de minimale ordergrootte is en wat de verwachte levertijd van de eerste batch is.

Wat er op de stand staat (en wat niet)

Houd de stand overzichtelijk. Zet het fysieke product centraal en bouw de rest eromheen. Mensen lopen over een B2B beurs om producten aan te raken, het gewicht te voelen en de bouwkwaliteit te beoordelen. Zorg dat het product goed verlicht is.

Gebruik schermen alleen voor zaken die het blote oog niet ziet. Een video van dertig seconden op een loop (herhaling) is perfect om de interne werking van een machine te tonen of om te laten zien hoe weersbestendig een outdoor product is. Maak video's zonder geluid, of zorg dat de video ook zonder geluid te begrijpen is. Op een rumoerige beursvloer hoort niemand de voice-over van je bedrijfsvideo. Plaats duidelijke ondertiteling of grote tekstblokken in de video.

Zet de stand niet vol met meubels. Twee statafels nemen minder ruimte in dan een grote zithoek en houden de gesprekken actief en kort.

Het dealerpakket: harde data voor inkopers

In de B2B markt draait een productlancering om specificaties en logistiek. Een inkoper van een bouwmarktketen beslist niet op basis van een mooie productfoto. Hij wil weten of het product in zijn schappen past en wat de marge is.

Verzamel deze productdata in een fysiek of digitaal dealerpakket:

  • Inkoopprijzen en de adviesverkoopprijs (MSRP).
  • Minimale afname (MOQ) en staffelkortingen.
  • Logistieke data: afmetingen van de verpakking, gewicht, en hoeveel dozen er op een europallet passen.
  • Certificeringen: CE markering, veiligheidskeurmerken of duurzaamheidslabels.
  • EAN codes of artikelnummers.
  • Een overzicht van het marketingmateriaal dat de retailer mag gebruiken.

Je kunt dit uitprinten in een map, maar een USB stick of een overzichtelijke landingspagina achter een beveiligde login werkt vaak beter. Als prijzen nog wijzigen door grondstofkosten, is een digitaal document veiliger. Je past een PDF online makkelijk aan, terwijl een gedrukte prijslijst direct onbruikbaar is.

Wat de bezoeker mee naar huis neemt

Stop met het uitdelen van goedkope pennen of sleutelhangers met je logo. Dat is zonde van je budget en belandt in de prullenbak. Geef bezoekers iets mee wat ze helpt bij hun beslissing.

Druk dure brochures in een kleine oplage. Een boekwerk van twintig pagina's op zwaar papier kost al snel drie euro per stuk. Druk er daar 250 van en geef ze alleen aan gekwalificeerde leads na een goed gesprek. Voor de mensen die alleen even over de stand lopen en snel informatie willen, druk je een simpele A5 flyer.

Werk met QR codes. Print een grote QR code op de balie of op de flyer die direct leidt naar de specifieke productpagina. Zorg dat deze landingspagina snel laadt en direct de specificaties toont. Vraag op deze pagina om een e-mailadres in ruil voor de volledige technische handleiding of een proefmodel. Zo verzamel je leads zonder dat je visitekaartjes hoeft over te typen.

Beursmateriaal herbruiken na het event

Beursmateriaal maken kost geld. Ontwerp het daarom zo dat je het na de beurs nog maanden of jaren gebruikt.

Zet geen data of beursnamen op je banners, video's of hoofdbrochures. Een banner met 'Lanceert op de BouwBeurs 2024' is een week later waardeloos. Een banner met 'De nieuwe standaard in accuboormachines' gebruik je de komende twee jaar in je eigen showroom of op andere evenementen.

De video's die je voor de schermen op de beurs maakt, plaats je direct op je website en op LinkedIn. Het dealerpakket stuur je als digitaal introductiepakket naar potentiële klanten die niet op de beurs waren. De 3D beelden of productfoto's van je achterwand gebruik je in je webshop en in online advertenties.

De kosten van beursmateriaal slim inzetten

Budgetteer beursmateriaal altijd als onderdeel van de totale lancering. Bekijk de /productlaunch-kosten/ om te zien hoe de productie van beelden zich verhoudt tot de standhuur.

Bespaar op de juiste dingen. Heb je een eenvoudig product met strakke lijnen, zoals een aluminium koffer? Fotografeer het zelf in een fototent met een goede smartphone. Voor veel B2B catalogi is dat voldoende resolutie. Besteed je budget liever aan een strakke vormgeving van de technische documentatie, want fouten in logistieke data kosten je omzet.

Geef geen geld uit aan complexe virtual reality opstellingen als je doelgroep daar niet op zit te wachten. Een installateur wil gewoon weten hoe snel hij een warmtepomp kan aansluiten. Een heldere montagevideo op een tablet werkt dan beter en is duizenden euro's goedkoper dan een VR experience. Investeer in materiaal dat de vragen van je klant beantwoordt, niet in techniek om de techniek.

Veelgestelde vragen over beursmateriaal

Hoeveel stuks drukwerk moet ik bestellen voor een vakbeurs? Kijk naar de bezoekersaantallen van de vorige editie en schat je aanloop. Reken voor dure hoofdbrochures op 5 tot 10 procent van het aantal bezoekers dat je verwacht te spreken. Voor algemene flyers kun je ruimer rekenen (bijvoorbeeld 500 tot 1000 stuks voor een driedaagse beurs). Bestel liever iets te weinig dan dat je na afloop dozen vol papier moet weggooien.

Kan ik een niet-werkend prototype gebruiken op een beurs? Ja, dit gebeurt vaak. B2B inkopers snappen hoe productontwikkeling werkt. Wees er wel eerlijk over. Plaats een bordje met 'Prototype' naast het model en leg uit welke onderdelen in de definitieve productierun nog veranderen, zoals het materiaal of de kleur.

Heb ik 3D animaties nodig op mijn stand? Alleen als je product onzichtbare functies heeft. 3D is perfect om luchtstromen in een ventilatiesysteem te tonen of om de interne motor van een apparaat uit te lichten. Is de buitenkant van je product het belangrijkste verkoopargument? Gebruik dan gewone video of hoogwaardige fotografie.

Wat doe ik met overgebleven fysiek beursmateriaal? Stuur ongebruikte flyers en brochures mee in de dozen van de eerste productverzendingen naar klanten. Grote banners of standwanden sla je op in je magazijn voor open dagen, dealerdagen of om de entree van je kantoor aan te kleden.

Je beursmateriaal op tijd klaar voor de volgende vakbeurs? Studio Vibe bouwt je product in 3D en maakt daar de complete launch uit. 85+ merken gingen je voor. Bekijk studiovibe.nl